Gestionarea Fluxului de Facturi
Facturile reprezintă coloana vertebrală a fluxului financiar al oricărei companii. Totuși, multe IMM-uri nu au o procedură clară pentru gestionarea lor — facturile primite ajung pe e-mail, pe fax sau fizic, fără a fi înregistrate sistematic, fără un flux de aprobare definit.
Construim proceduri complete pentru întregul ciclu de viață al facturii: de la primire sau emitere, prin verificare și aprobare, până la arhivare. Definim responsabilitățile fiecărui angajat implicat și creăm formulare standardizate care simplifică procesul.
Fiecare factură primită este înregistrată imediat, cu dată, furnizor și număr de referință.
Definim cine aprobă ce categorie de factură și în ce termen, cu semnăturile necesare.
Facturile sunt arhivate logic, ușor de regăsit la orice verificare internă sau externă.
Ce se întâmplă cu o factură contestată, duplicată sau primită cu întârziere.
Administrarea Contractelor
Contractele sunt documentele cu cel mai mare impact pe termen lung pentru o companie. Un contract expirat neobservat poate genera pierderi sau probleme juridice. Un contract fără documente anexe complete poate fi imposibil de executat.
Construim un sistem complet de administrare contractuală: registru centralizat, sistem de alerte pentru termene, proceduri de reînnoire și arhivare a documentelor conexe. Fiecare contract activ este vizibil, urmărit și gestionat proactiv.
Toate contractele active, cu date cheie, termene și responsabili, într-un singur loc.
Notificări interne pentru expirări, reînnoiri și obligații contractuale periodice.
Pași clari pentru procesul de reînnoire, cu documente necesare și responsabili.
Actele adiționale, garanțiile și corespondența aferentă fiecărui contract, organizate corespunzător.
Organizarea Corespondenței Oficiale
Corespondența oficială a unei companii — cu autorități fiscale, instituții publice, parteneri comerciali sau clienți — trebuie să fie gestionată cu atenție. O adresă fără număr de înregistrare, un răspuns trimis cu întârziere sau o notificare arhivată greșit pot crea probleme reale.
Organizăm fluxul complet al corespondenței: registru de intrări-ieșiri, proceduri de răspuns în termen, șabloane standardizate pentru documentele frecvente și sistem de arhivare care permite regăsirea rapidă a oricărui document.
Fiecare document primit sau trimis este înregistrat cu număr unic, dată și destinatar.
Adrese, notificări, cereri — șabloane standardizate pentru documentele frecvente ale companiei.
Fluxuri clare pentru documentele care necesită răspuns, cu termene și responsabili definiți.
Crearea Procedurilor Interne
Procedurile interne sunt documentele care descriu cum se desfășoară procesele administrative în compania ta. Fără ele, fiecare angajat gestionează documentele după propria logică, creând inconsistențe și dependențe de persoane.
Creăm manuale de proceduri clare, adaptate specificului companiei tale. Fiecare procedură descrie pașii, responsabilii, documentele implicate și situațiile excepționale. Sunt scrise simplu, fără jargon, astfel încât orice angajat nou să le poată aplica rapid.
Documente complete care descriu procesele administrative ale companiei.
Reprezentări vizuale ale traseului documentelor, ușor de înțeles și afișat.
Cine face ce, când și cum — pentru fiecare tip de document și proces administrativ.
