Situații concrete de organizare administrativă pe care le întâlnim frecvent la IMM-urile românești și modul în care le abordăm.
Fiecare companie are propriul context, dar problemele de organizare documentară tind să se repete. Mai jos găsești scenarii reprezentative care ilustrează tipul de situații pe care le abordăm și modul în care construim soluții administrative funcționale.
Aceste exemple sunt scenarii ilustrative — nu studii de caz reale — și servesc pentru a clarifica tipul de intervenții pe care le facem.
O companie de servicii IT cu 15 angajați primea lunar zeci de facturi de la furnizori de software, hardware și servicii cloud. Facturile ajungeau pe e-mailuri diferite, unele pe adrese personale ale angajaților, altele pe adresa generală a companiei. Nu exista o procedură de verificare sau aprobare, iar arhivarea se făcea ad-hoc, în foldere cu denumiri inconsistente.
Am construit o procedură completă de gestionare a facturilor primite: un singur punct de intrare pentru toate facturile (adresă de e-mail dedicată), un registru de înregistrare cu câmpuri standardizate, un flux de aprobare cu două niveluri (manager departament + director), și un sistem de arhivare digitală cu structură de foldere clară, organizată pe an, lună și categorie de cheltuială.
Am creat și un formular intern de înregistrare factură, completat de angajatul care primește documentul, care asigură că toate informațiile necesare sunt capturate înainte ca factura să intre în fluxul de aprobare.
Un circuit clar pentru fiecare factură, cu responsabili definiți și termene de procesare. Orice angajat poate verifica statusul unei facturi în orice moment, iar arhiva este accesibilă și structurată logic.
O firmă de construcții cu activitate intensă gestiona contractele cu subcontractori, furnizori și clienți fără un sistem centralizat. Contractele erau arhivate fizic în dosare fără logică clară, actele adiționale nu erau întotdeauna asociate contractului principal, iar termenele de garanție și obligațiile periodice nu erau urmărite proactiv.
Am creat un registru centralizat de contracte — o structură tabelară cu toate contractele active, datele de intrare în vigoare, termenele de expirare, valorile, responsabilii interni și statusul curent. Am definit o procedură de arhivare care asociază fiecare contract cu documentele sale conexe: acte adiționale, garanții, procese verbale.
Am implementat un sistem de alerte interne pentru termenele importante: cu 60, 30 și 15 zile înainte de expirare, responsabilul de contract primește o notificare internă pentru a iniția procesul de reînnoire sau de finalizare.
Vizibilitate completă asupra portofoliului contractual activ. Niciun contract nu mai expiră fără ca echipa să fie informată în timp util pentru a lua decizia potrivită.
Un cabinet medical primea periodic corespondență de la Casa de Asigurări de Sănătate, Colegiul Medicilor și alte autorități. Documentele primite nu aveau un registru de intrare, răspunsurile nu erau trimise întotdeauna în termenele legale, iar arhiva corespondenței era fragmentată între mai mulți angajați.
Am implementat un registru de intrări-ieșiri pentru corespondența oficială, cu câmpuri pentru expeditor, dată primire, termen de răspuns și responsabil. Am creat șabloane standardizate pentru tipurile de documente emise frecvent: adrese, cereri, notificări. Am definit o procedură de răspuns care include verificarea termenului legal, identificarea responsabilului și arhivarea atât a documentului primit, cât și a răspunsului trimis.
Un flux clar pentru corespondența oficială, cu termene respectate și arhivă completă a comunicărilor cu fiecare autoritate sau instituție.
O companie de comerț cu 25 de angajați funcționa fără proceduri administrative documentate. Fiecare angajat care gestiona documente o făcea după propria logică, creând inconsistențe majore. Când un angajat pleca din companie, cunoștințele despre cum se gestionau documentele plecau odată cu el.
Am realizat mai întâi o cartografiere a proceselor administrative existente — interviuri cu angajații care gestionau documente, observarea fluxurilor reale. Pe baza acestei analize, am construit un manual de proceduri administrative care acoperă: gestionarea comenzilor și facturilor, administrarea contractelor cu furnizori și clienți, corespondența cu partenerii, arhivarea documentelor.
Fiecare procedură a fost validată cu angajații care o aplică zilnic, pentru a asigura că reflectă realitatea și că poate fi urmată fără dificultate.
Un manual de proceduri complet, care reduce dependența de persoane specifice și permite integrarea rapidă a angajaților noi în procesele administrative ale companiei.
Discutăm despre specificul companiei tale și despre ce soluții de organizare documentară ar fi potrivite.
Contactează-ne